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5 outils pour travailler efficacement à distance

En cette période de confinement, nous sommes tous contraints de rester chez soi et de privilégier au maximum le télétravail. Grâce aux différentes applications mises à disposition sur Internet pour réaliser des vidéoconférences, travailler de chez soi n'est plus un problème. En un clic vous pouvez rejoindre une réunion, participer à un call ou même rejoindre un webinaire. Voici les quelques applications qui permettent à toute l'équipe de Charleroi Entreprendre d'accompagner les entrepreneurs dans de bonnes conditions !

Hangouts Meet de Google

Meet est une application de visioconférence destinée aux membres d'une même organisation, mais également à des personnes extérieures à celle-ci. Disponible via un ordinateur, un téléphone ou une tablette, il n'a jamais été aussi simple de communiquer avec vos collègues sans être tous au même endroit !

L'utilisation est très intuitive : soit vous êtes directement invité(e) à participer à une réunion à partir d'un événement programmé dans votre agenda ou via un e-mail d'invitation, soit vous êtes l'organisateur de cette réunion et il vous suffit de la créer ainsi que de partager le lien avec les personnes invitées.

Avantages :

  • Disponible sur IOS, Android et en version Web
  • Les réunions sont automatiquement répertoriées dans votre agenda si vous utilisez G Suite
  • Si vous n'avez pas de wifi ou de réseau de données disponible aux alentours, un numéro de téléphone est également fourni pour vous permettre de rejoindre la réunion
  • Possibilité de partage d'écran
  • Possibilité de désactiver/activer votre micro et/ou votre caméra

Zoom

Autre application reine de la vidéoconférence, Zoom s'impose ces derniers jours comme l'outil phare des réunions professionnelles en tout genre. Il vous suffit de vous inscrire, de préférence avec votre adresse professionnelle sur le site de Zoom, de télécharger l'application afin de l'installer et vous pourrez organiser ou participer à une réunion en quelques clics.

Avantages :

  • L'application est disponible via ordinateur, téléphone ou tablette
  • Les réunions sont automatiquement répertoriées dans votre agenda si vous utilisez G Suite
  • Possibilité de partage d'écran
  • Possibilité de désactiver/activer votre micro et/ou votre caméra

Inconvénients :

  • Avec la version gratuite, vos réunions ne peuvent pas dépasser 40 minutes et le nombre d'utilisateurs est limité à 100
  • Des failles de sécurité existent ! Voici quelques conseils : téléchargez bien l'application depuis le site officiel, utilisez votre adresse mail professionnelle, mettez régulièrement l'application à jour afin d'obtenir les réglages des problèmes de sécurisation des données et utilisez la fonction permettant de protéger votre discussion par un mot de passe.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de communication de groupe destiné aux entreprises et aux établissements scolaires. Disponible gratuitement pour les utilisateurs de la suite Office 365, cette application est devenue indispensable pour facilité la collaboration des équipes de travail ainsi que des professeurs et des élèves. Elle permet non seulement d'organiser des vidéoconférences, mais également de discuter dans un chat, de partager des documents et tout cela en créant des équipes spécifiques.

Avantages
:

  • Disponible sur IOS, Android et pour ordinateur de bureau
  • Les réunions sont automatiquement répertoriées dans votre agenda
  • Synchronisation automatique avec vos autres applications de la suite Office 365
  • Possibilité de désactiver/activer votre micro et/ou votre caméra
  • Visibilité de la disponibilité instantanée de vos collègues

Slack

Outil de communication similaire aux applications précédemment présentées, Slack permet de réaliser des conversations de groupe ainsi que des messages privés, des appels ou des vidéoconférences. Vous pouvez intégrer diverses applications afin d'enrichir les fonctionnalités de votre espace de travail au niveau de la communication ou encore de l'automatisation des tâches. Un vrai plus pour améliorer votre productivité !

Avantages :

  • Disponible sur IOS, Android et pour ordinateur de bureau Windows ou Mac
  • Possibilité de partage d'écran
  • Possibilité de désactiver/activer votre micro et/ou votre caméra

Inconvénients :

  • Avec la version gratuite, vous ne pouvez effectuer que des appels audio et vidéo entre deux collaborateurs.

Skype

Certainement un des outils les plus anciens, Skype reste un incontournable de la vidéoconférence et de la conversation instantanée.

Avantages :

  • Disponible sur IOS, Android, en version Web ou pour ordinateur de bureau
  • Possibilité de désactiver/activer votre micro et/ou votre caméra
  • Possibilité de rejoindre une réunion sans inscription ou compte obligatoire

Inconvénients :

  • L'application demande beaucoup de débit de wifi et certains bugs apparaissent chez les utilisateurs, notamment au niveau du partage d'écran (non visible ou en différé).
  • Avec la version gratuite, les appels audio de groupe sont limités à 25 personnes.

Google Docs, Googles Sheets et Google Slides

Google offre également des outils plus qu'utiles dans sa G Suite. Fini les tracas des documents à corriger chacun son tour où on finit par se perdre dans les innombrables versions, une solution existe (à condition d'avoir Internet).

Google Docs, Google Sheets et Google Slides sont respectivement des alternatives à Microsoft Word, Excell et PowerPoint à la différence que ces applications vous permettent une collaboration simultanée sur un même document. Vous pouvez corriger, ajouter des commentaires et visionner l'historique des versions d'un document au même titre que vos collègues qui en ont l'accès.

D'autres outils intéressants

Évidemment, il existe toute une panoplie d'autres outils servant à mieux s'organiser durant le confinement. En voici quelques-uns :

  • WhatsApp : grâce à une connexion Internet, échangez des messages ou des appels de manière simple en toute sécurité. Vous pouvez également créer des groupes (jusqu'à 256 personnes) et vous partager des fichiers. Disponible sur IOS, Android et pour ordinateur de bureau
  • Doodle : outil de planification intuitif, il vous permet de créer un sondage en ligne avec des jours et des créneaux horaires différents afin que chaque participant choisisse les options qui lui conviennent le mieux. Très utile pour planifier des événements en fonction des disponibilités de chacun. Disponible sur IOS, Android et en version Web
  • Trello : outil d'organisation de projet où vous pouvez organiser et suivre les tâches de votre équipe de manière très visuelle. L'interface est synchronisée en temps réel avec tous vos collègues pour que les évolutions soient accessibles à tous. Disponible sur IOS, Android et en version Web.
  • Google Drive : outil de stockage et de partage de fichiers en ligne. Si vous possédez un compte Google, vous disposez gratuitement d'un espace de stockage de 15 Go. Disponible sur IOS, Android et en version Web.
  • WeTransfer : outil d'envoi de fichiers volumineux ou multiples via un simple lien. Vous disposez d'un maximum de 2 Go par lien et celui-ci reste disponible pendant 7 jours. Accéder au site.

À la fin de ce confinement, peut-être que tous ces outils deviendront des références dont nous ne pourront plus nous passer. En attendant, apprenez à bien les utiliser ! Et si vous connaissez d'autres outils phénoménaux que nous devrions tester, n'hésitez pas à nous en faire part :)